Le coin des Directeurs : aide à la gestion d'école

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I. Introduction

 

Nos Directeurs se posent souvent la question d'un logiciel de gestion d'école. Il en existe de très nombreux. Aucun, semble-t-il, ne leur donne entière satisfaction. La raison en est simple : au delà des besoins élémentaires, chacun souhaiterait des 'features' adapté(e)s à son école (à sa manière de concevoir l'outil informatique, peut-être). Ce qui signifie que le meilleur logiciel de gestion d'école est encore celui qu'on s'est donné, qu'on a adapté et peaufiné au cours des années. Mais cela requiert, il est vrai, quelques connaissances en informatique (voire quelque passion pour ce domaine : car s'agit-il d'utiliser un outil tout prêt, ou d'en construire un ?). Peut-être ne serait-il donc pas inutile, avant de procéder à l'achat d'un produit prêt à l'emploi, de se demander si un logiciel 'mobylette', du type Works, ne serait pas parfaitement adapté, parce qu'au fonctionnement transparent. Pour aller un peu plus loin, il faut songer à Access, qui est entièrement tourné vers la gestion de bases de données. C'est d'ailleurs à partir d'Access (et de Visual Basic) que sont bâtis nombre des logiciels proposés par les collègues. Malheureusement, il s'agit toujours (il peut difficilement en être autrement) de versions anciennes d'Access (1.1, en général). Lorsque l'on souhaite modifier les données de base sous le dernier Access (livré avec Office 97), les choses se gâtent (et on ne peut indéfiniment conserver, sur son DD, les versions antérieures de tant et tant de logiciels, en eux-mêmes si gourmands en espace disque !). Et si l'on ne veut pas perdre le bénéfice de son travail antérieur, en injectant ses propres données (au travers de filtres du type Winword, Excel puis Access), alors il y faut patience et savoir-faire. Sans la garantie, à l'arrivée, d'un résultat satisfaisant. C'est un sérieux obstacle.

 

Une question naïve, pour achever cette introduction : est-il bien légal, pour un enseignant (fonctionnaire public), de vendre le fruit de son travail, plus ou moins sous le manteau (le principe du shareware n'est évidemment pas visé, ici) ? Car le marché potentiel, qu'on veuille bien y songer, est tout de même considérable : les 60 000 Directrices et Directeurs des écoles de France (et de Navarre)... En tout état de cause, avant d'opérer le choix le plus pertinent, on pourra songer aux points suivants :

 

Le problème de la Commission Informatique et Libertés : que de fichiers totalement illégaux, dans nos écoles ! Et que de demandes "excessives eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont sollicitées" (cf. par exemple Note de Service 85-470 du 13 décembre 1985) ! Par exemple, il est totalement interdit d'effectuer des études statistiques sur la situation familiale des parents (célib., concub., divorc., etc.), et on ne voit au demeurant pas le lien entre ce type d'étude, et ce pour quoi nous sommes payés.

 

La possibilité 'évolutive' du logiciel : peut-on le modifier quelque peu, ou bien est-il livré 'clefs en mains', sans que les clefs soient fournies ?

 

- L'aide en ligne, ou à tout le moins sous forme de documentation papier.

 

- La présence, au moins, des items réellement indispensables (et, au nombre de ceux-ci, l'autorisation, ou non, de communication des adresses parentales aux fédérations - item capital, souvent oublié, pourtant).

 

- La possibilité d'injecter aisément les données 'maternelle' dans le CP de l'école élémentaire qui fait suite.

 

- Enfin, la gestion sans failles de l'enquête 19 et de la liste électorale (point délicat, pour les programmeurs !).

 

 

II. Examen critique de quelques logiciels

 

Voici donc ce que nous avons pensé des logiciels que nous avons pu nous procurer, et tester :

 

 

1. Direcole.

 

le plus sommaire (moins de quinze items à renseigner), nécessite l'antique GWBasic pour tourner. Réalisé par R. Chevallier, Conseiller pédagogique (de Voiron I. Fax : 04 76 05 09 45). Sommaire (il 'pèse' moins de 100 Ko, c'est le poids plume du groupe), mais il tourne parfaitement ! Nous n'y avons pas décelé d'erreurs. Et les données 'maternelle' sont transportables telles quelles en élémentaire, ce qui constitue un gain de temps appréciable (prix : environ 100 F). Nous avons tenté de ré-écrire ce programme sur le plus récent QBasic (qui fonctionne sans problème sous Windows 95 ou 98, mais n'est pas livré avec cet environnement), sans réussir dans le problème de la sauvegarde des fichiers. Dommage, la présentation était devenue nettement plus conviviale.

 

 

2. Edutil version 4 (1990, Amicale section informatique, 45170 Neuville-aux-Bois).

 

Plus élaboré que le précédent (700 Ko). Fournit l'essentiel de ce dont a besoin un Directeur (listes électorales, en particulier). Données difficilement transportables vers un autre logiciel de gestion. Mais la fiche d'inscription des élèves est relativement paramétrable. Et c'est, à notre connaissance, un des rares logiciels donnant toutes informations utiles pour être en accord avec la Commission Informatique et Libertés.

 

 

3. L_ev (Gestion d'école 1.5).

 

Le logiciel de gestion d'école autrefois proposé par l'OCCE (origine : Logicoop Gironde, 1995) est désormais distribué par l'association Marguerite informatique, qu'on pourra atteindre ici, sous la bannière de Logiéduc (nous n'avons testé qu'une version ancienne). Evidemment, on franchit un palier qualitatif, par rapport aux logiciels précédents. On est sous Windows (et même sous Access 1.1), il y a la couleur (est-ce la vie ?), les boutons, les possibilités multiples, et j'en passe (les icônes de Bart Simpson). L_ev est constitué de plusieurs modules indépendants (du type requêtes d'Access). L'ensemble est étonnamment léger (un demi méga) pour les fonctionnalités offertes. Le coût est de 150 F. Il doit y avoir des 'bugs' : entre autres, nous n'avons pas réussi à voir la liste électorale. Et entrer les données n'est pas une sinécure. Un 'plus' : la présentation des données de l'enquête 19 est strictement conforme aux imprimés officiels. L_ev a été critiqué, avec vigueur, par les collègues réunis au sein de la coopérative 'Ordi Ecole' (Bourgoin, Isère), qui suggèrent, pour leur part, le logiciel 'Campaner' (GSC. Cf. ce que nous en pensons sous la rubrique Ordi-Ecole). Nous ne sommes pas de cet avis.

 

 

4. Manager d'école (écrit par un collègue de Haute Savoie, 1996, 290 F. Version bêta, pour l'instant).

 

Téléchargeable en libre-essai (principe du shareware) sur le site de W. Pochat. Prend aussi appui sur Access. Pèse environ 1 méga 5, et coûte 290 F. Ressemble au précédent (peut-être en plus convivial ?). Bonne aide en ligne, remarque succincte sur le problème de la Cnil. Mais là encore, entrer les données prend un temps considérable. La sortie de la fameuse Enquête 19 (à condition de n'avoir pas omis de renseigner un seul item - il y en a cinquante, par élève ! mais, il est vrai, quinze seulement obligatoires, et l'aide indique clairement lesquels - sinon, on se retrouve seul) s'effectue sur le traitement de texte habituel, ou sous WordPad. Difficilement paramétrable. De légères erreurs dans la sortie des listes (alignement entêtes/données imprimées, sommation des élèves d'une classe). Mais au total, un travail d'ensemble solide.

 

[Note : depuis mi-avril 98, Manecole n'est plus téléchargeable en libre-essai. On peut s'adresser, pour tout renseignement et pour obtenir une disquette de démonstration, à Jocatop, la société vauclusienne (Morières-les-Avignon), qui a commercialisé ce produit à partir de la rentrée de septembre 1998.]

 

 

5. Gesecole (P. Bonte, école de Givray, près de Vienne).

 

Distribué selon le principe du shareware par l'association Adoc. Prend appui sur le système DBase, qui nous paraît lourd à gérer (et lourd objectivement : deux mégas), et moins satisfaisant que ce qu'on obtient avec Access. S'intitule modestement "gestion simple d'école", mais utilise tout de même 61 champs ! Renseigner une fiche-élève est aisé (et la présentation du formulaire agréable). De plus, il est facile d'atteindre tel ou tel élève (en tapant les premières lettres du nom), et de produire des rapports (lettres personnalisées pour absences, demandes de livrets, etc.). Résultats 'Enquête 19' honnêtes. En somme on pourrait en dire, comme les critiques américains de logiciels, au début des années 80 : does the job (200 F).

 

 

6. GERécole (éditions VIP, Rouen).

 

Le plus lourd du groupe (près de 3 mégas à vide), le plus cher aussi (près de mille francs ! ). S'appuie sur DBase. Fonctionne (avec plus de 110 champs, répartis en 28 fichiers indépendants !), mais nous paraît dépassé (déjà, dans la présentation). Contient des items à notre sens illégaux (il n'est pas légal d'imposer des cotisations scolaires...).

 

 

7. Le Directeur.

 

Logiciel d'une prise en main agréable, muni d'une aide contextuelle fort utile, et toujours teintée d'humour. Avec des informations très explicites sur la loi Informatique et Libertés. Le Directeur est livré avec un fichier démo, ce qui permet de tester immédiatement ses capacités. L'introduction des données est grandement facilitée par une 'bascule' qui permet de ne laisser apparaître que les champs obligatoires (au nombre de quinze), et par des listes déroulantes.

 

Les collègues qui souhaiteront aller au-delà de nos remarques pourront télécharger Le Directeur, programme shareware, sur le site de son auteur (Jean-Marie Fontaine), pour en faire l'essai.

 

Comme nous, ils regretteront peut-être quelques absences :

 

- l'item autorisation de diffuser l'adresse parentale.

- S'agissant de l'enquête 19, dont la sortie est correcte (excepté que le nom des maîtres pourrait être indiqué à la place du numéro d'ordre des classes), l'item école de provenance, de même que le tableau "Enfants extérieurs à la commune".

 

Ces réserves mises à part, il nous apparaît que ce logiciel est un bon choix, et même plus, quand on songe à la modicité particulière du montant de la licence (100 F). C'est selon nous la raison expliquant pourquoi il a été massivement choisi par les Directeurs de notre circonscription.

 

Ce logiciel est régulièrement revu par son auteur. Depuis notre essai, nous avons pu apprécier, dans des versions plus récentes, le passage simplifié des GS en CP, et des CM2 en 6e, avec la mise à jour des rangs ; et surtout la liaison avec une autre production du même auteur, la BCD. Celles et ceux qui possèdent Le Directeur devraient faire l'essai de ce dernier logiciel, qui nous a paru très correctement construit, et susceptible de rendre de grands services.

 

En revanche, une troisième production du même auteur, Livret, nous a paru lourde à manier, dès le départ. Nous n'en dirons pas davantage, nous tenant naturellement prêt à accepter les bémols que pourraient nous signifier des utilisateurs.

 

 

8. Dar Win.

 

Ce logiciel (version 1-6) nous a été confié par un collègue enseignant dans le Val d'Oise. D'emblée, il tranche par rapport aux autres logiciels passés ici en revue : il est édité et diffusé par une société privée. Est-ce pour cette raison ? Il se distingue aussi, très nettement, par la qualité de son interface (ce qui est secondaire, à nos yeux du moins) et surtout l'immense champ de ses possibilités. Ce logiciel est très élaboré (sept mégas) : on s'en rendra par exemple compte en examinant et en essayant la grande variété des paramètres de saisie (ou encore l'impression des listes des familles). Un défaut majeur à noter : il ne prend pas en compte la notion de cycle - pourtant fondamentale, n'est-ce pas ? Et nous n'avons rien vu concernant la sortie de l'enquête 19 (pourtant répertoriée dans le fichier d'aide. Sans doute disposions-nous d'une version ancienne de Dar Win). La diffusion commerciale a, évidemment, un inconvénient : le coût. Dar Win est proposé à 400 F. S'il est porté remède au défaut et au manque que nous avons repérés, il les vaut. Mais nombre de collègues se contenteront sans doute d'un outil plus rugueux, et somme toute rendant des services assez analogues.

 

Le même auteur (G. Binaux) nous a également proposé son Biblio Puce (version 1-1) qui n'a strictement rien à envier, pour ce qui le concerne, à des logiciels davantage géants (mais on ne le conseillera qu'à partir de l'école élémentaire). Particulièrement élaboré (l'impression de la table des cotations suffira comme exemple), lui aussi (il pèse 10 mégas, avec il est vrai une base de 2480 ouvrages déjà répertoriés), nous ne lui avons trouvé qu'un léger défaut : il exige un affichage de 800x600 pixels, alors qu'on peut avoir un faible pour le plus traditionnel 640x480. Il ne coûte (si l'on peut dire) que 500 F, mais trois écoles voisines (par exemple d'une même commune) peuvent se le procurer pour 500 + 100 + 100, ce qui en fait, dans ce cas-là, un logiciel imbattable pour le prix réel (de moins de 250 F par école). Un très bon choix. On peut contacter G. Binaux ici.

 

 

9. Gestélèv (Serge Lefebvre, Lille).

 

Comme Le Directeur, ce logiciel vient aussi "du Nord" (ce qui pour nous, homme du Sud, est une garantie de sérieux. C'est ainsi). La version d'essai (n° 2-10) que nous avons étudiée est livrée (comme nombre de logiciels présentés ici) avec une base factice d'une centaine de noms, ce qui rend l'essai grandeur nature immédiatement possible.

 

Gestélèv ressemble beaucoup au Directeur, mais, comment dire ? sans doute est-il plus pratique que ce dernier sur plusieurs points, tels que l'impression aisée de certaines listes complexes (classes à "double niveau", séparation G/F), d'étiquettes, de listes pour "notes", la présence d'un outil de vérification de la base, les icônes d'accès direct, les suppressions GS et CM2, le "passage" d'une classe entière. De plus, il affiche des "astuces" de fonctionnement au démarrage (et propose une excellente base d'aide), comme un grand nombre de logiciels orientés Windows : la suite Office, Paint Shop Pro, etc. Il propose, comme beaucoup d'autres également, une intéressante fiche individuelle de renseignements, à faire compléter par les parents. Il permet d'imprimer une liste électorale conviviale pour le jour de l'opération. Parmi ses points originaux, il convient de citer une utile récapitulation des assurances prises par les parents, et un gabarit pour "notes" (on devrait plutôt dire pour les résultats des évaluations).

 

On pourra sans doute regretter que tout ce qu'on écrit est automatiquement mis en caractères majuscules (alors que pour un prénom, par exemple, ce ne devrait être le cas que de la première lettre). Pour ceux qui savent, la seule façon de corriger ce manque est d'intervenir directement sur la base de données, avec le logiciel Access.

 

La version complète de ce logiciel de grandeur valeur est livrée pour un prix dérisoire (150 F). Tous renseignements, de même que le téléchargement d'une version d'essai, pourront être trouvés ici.

 

 

10. Abaques (G. Gaillot, Grasse).

 

Il s'agit d'un poids lourd, à tous les sens du terme, 5 mégas étant nécessaires à son installation, et la présence en arrière-plan d'Access (dans ce cas-là d'ailleurs, deux mégas suffisent). Car Abaques ne cache pas (contrairement à d'autres !) sa filiation. Ceux qui connaissent les requêtes d'Access ne seront donc nullement déroutés par la manipulation de ce logiciel, dont l'installation s'effectue de façon particulièrement aisée à partir d'un Cd-Rom (il faudrait d'ailleurs utiliser un autre terme, car les nouvelles galettes ne sont pas read only memory. Bref). Ce qui nous a séduit, outre naturellement le fait qu'il s'agit d'un logiciel particulièrement complet (l'enquête 19, par exemple, "sort" de façon strictement conforme à l'imprimé réglementaire), c'est l'aisance avec laquelle on peut travailler sur la base (en mode tableau), et par exemple pour rechercher les fiches incomplètes, cause majeure (et fréquente) d'énigmatiques plantages de bon nombre d'autres logiciels ! Son prix, de l'ordre de 300 F, nous paraît justifié par rapport aux services rendus.

 

La version d'essai pourra être trouvée ici. On notera enfin une originalité unique : ce logiciel est doublé d'un autre logiciel distribué gratuitement aux Inspecteurs, pour gestion de leur circonscription (en liaison, naturellement, avec la possession dans les écoles d'Abaques. Quoi que. On peut faire tant de choses avec Access). Dès lors, et ceci est une parenthèse, quel sot projet de vouloir équiper, pour un coût non négligeable, toutes les circonscriptions d'un département avec un logiciel dont personne n'a pu discuter et qui est loin, j'en fais le pari, de valoir le module complémentaire gratuit d'Abaques... Ah, Chambre régionale des Comptes !

 

 

11. Encre sur toile (Anne-Olga Julien, Jean-Paul Jourdan, Empurany).

 

La modeste mais dynamique association Encre sur toile, sise dans une école désaffectée de l'Ardèche profonde, propose à partir de divers sites plusieurs de ses intéressantes productions. La 3e main 2000 est un logiciel classique de direction d'école, qui propose toutes les fonctionnalités que nous avons pu lister ou découvrir au long de ces pages. Nous avons apprécié une aide contextuelle particulièrement précise, dès les premiers réglages du logiciel. Une particularité est la possibilité d'importer aisément des données déjà présentes dans un autre logiciel, et susceptibles d'être prises en charge par Excel ou Access. Nous avons effectué un essai avec un fichier Access, l'opération s'est révélée rapide et précise. Reste, naturellement, que les rubriques à renseigner variant souvent d'un logiciel à l'autre, la réorganisation des données peut poser problème. Au total, un logiciel dont l'humour n'est pas absent, et qui remplit bien les contraintes du cahier des charges précédemment défini. De plus, il offre (il est seul à le faire) la possibilité d'user d'une signature numérique, ce qui va ravir quelqu'un de ma connaissance (non, elle n'est pas dans l'escalier 8-).

 

On ajoutera, même si DédéWeb ne relève pas exactement de cette rubrique, que cette association ardéchoise (qu'on pourra joindre ici), produit un petit utilitaire destiné à vérifier les liens internes et externes d'un site, et qui délivre in fine un rapport concernant les erreurs ou les manques. Au sujet des liens externes, DédéWeb fait aussi bien que ses concurrents américains (mais ce type de vérification dépend éminemment de la qualité du réseau au moment où il est exécuté) ; s'agissant de la vérification de la cohérence interne, elle est remarquable, mais sans doute un peu lente. Un produit de qualité, pour un prix dérisoire.

 

 

12. V.A.D.E. suite logicielle pour école (D. Paquet, Saint Jean d'Illac)

 

Voici un peu plus d'un an, notre collègue bordelais nous avait soumis un logiciel fort ambitieux, en particulier destiné à gérer l'acquisition par chaque élève d'une école des diverses compétences. A l'appui de ces prétentions, il offrait en data trois types de livrets : à côté de celui de l'Imprimerie nationale, était offert le livret en usage dans le Bordelais, et surtout le fameux livret de la Marne. Ce qui évitait beaucoup de recopies hasardeuses, et permettait à l'enseignant de se concentrer sur l'essentiel : la qualité de l'acquisition. Mais ce premier travail, assez bugué - euh, pardon, bogué - ne tenait pas à mon sens ses promesses. La version remaniée de V.A.D.E., que nous sommes en train d'étudier, est d'une toute autre dimension, et paraît tenir ses ambitieuses promesses, à partir d'une interface réellement professionnelle, comme logiciel de direction d'école, de gestion des résultats des élèves et de prise en charge de la BCD. Nous complèterons sous peu cette analyse, mais d'ores et déjà on pourra éventuellement joindre Denis Paquet, dont le projet a d'ailleurs fait l'objet d'un cahier des charges au niveau académique. A votre santé, Denis. Pour moi, ce sera un Sauvignon blanc. Du Bordelais, bien sûr !

 

 

 

 

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